Vuorovaikutus työyhteisössä
Ihmisten välinen aito vuorovaikutus ei synny itsestään, vaan sen kehittäminen
vaatii aikaa. Työ ei saa olla niin kiireistä ja aikataulut niin tiukkoja, ettei
ehdi tutustua työtovereihin ja vaihtaa muutamaa sanaa tilaisuuden tullen. Myös
yhteinen tila on tärkeä, jotta työyhteisön jäsenet voivat kokoontua ja
keskustella taukojen aikana.
Tapaamistilanteet ja -mahdollisuudet tulee ottaa huomioon jo työpaikan suunnittelussa ja töiden kulun järjestelyissä. Esimerkiksi yhteiset taukotilat, kopiokoneet ja tulostimet on hyvä sijoittaa sellaisiin paikkoihin, joissa työtoverit tapaavat luontevasti toisiaan.
Avainasemassa työhyvinvoinnin kehittämisessä ovat esimiehet. He vastaavat työntekijöiden henkisistä toimintaedellytyksistä yhtä lailla kuin aineellisistakin Työtekijöitä tulee kannustaa toimimaan oma-aloitteisesti ja vastuullisesti. Avuttomuuden tai riippuvuuden kulttuuria tulisi varoa.
Työtehtävät tulee määritellä siten, että todellinen vastuu ja tavoitteiden seuranta ovat mahdollisia. Yksin työskenteleville pitää järjestää mahdollisuus pohtia omaa työtään esimerkiksi ryhmissä tai työnohjauksessa. Sekä esimiesten että työntekijöiden on myös rohjettava kysyä ääneen, onko jonkin asian tekeminen ylipäätään mahdollista tai tarpeellista.
Uusi työntekijä tulee ottaa reilusti ja avoimesti vastaan. Hänet on perehdytettävä omaan työhönsä ja siihen kokonaisuuteen, mihin hänen työtehtävänsä kuuluvat. Hänelle on kerrottava selkeästi, mitä häneltä odotetaan, mitkä ovat hänen valtuutensa ja mitkä ovat työn tavoitteet.
Työhyvinvointia tuetaan antamalla palautetta, toimimalla vuorovaikutteisesti, hyväksymällä ja arvostamalla erilaisuutta, kuuntelemalla ja luomalla toivoa. Juoruilu, kateus, syyllistäminen, virheiden korostaminen tai pelon lietsominen vähentävät hyvinvointia.
Luottamus
Työyhteisön toiminta on pitkälti viestien, kuten tietojen, näkemysten ja arvioiden, lähettämistä sekä niihin vastaamista. Yhteistyö edellyttää luottamusta yhteisön jäsenten kesken. Luottamuksen syntymiseksi tarvitaan toisaalta viestien aitoutta ja toisaalta niiden vastaanottamista ja hyväksymistä. Viesti on aito silloin, kun sen asia- ja tunnesisältö ovat sopusoinnussa keskenään. Asia ilmaistaan sanoin, tunnesisältö sanattomasti eli kehon kielellä. Ongelma syntyy, kun asiasisältö ja tunnesisältö ovat ristiriidassa keskenään, koska silloin vastaanottaja ei ymmärrä, mitä toinen on todella sanomassa.
Aidon viestinnän lisäksi luottamusta herättää kyky kuunnella, mitä toisella on sanottavana. Kuuntelun pitäisi olla aktiivista eli kuuntelijan pitäisi kertoa, mitä kuuli ja ymmärsi. Viestin hyväksyminen on täysin eri asia kuin samaa mieltä oleminen. Samanaikaisesti voi ymmärtää toisen näkökulman ja olla asiasta eri mieltä. Hyvään kuuntelutaitoon kuuluu myös vastustuksen hyväksyminen. Kun esimies hyväksyy vastustuksen, alaiset voivat luottaa häneen, ja edellytykset yhteistyölle ovat olemassa.
Ristiriita syntyy helposti silloin, kun yritetään välttää kielteistä ilmapiiriä. Jos kielteisen ilmaisun kynnys on korkea, tarvitaan paljon voimaa sen ylittämiseen, jolloin vastaanottajan on vaikea hyväksyä saamaansa kielteistä viestiä.
Palautteen merkitys
Asiallinen palaute ja kiitoksen lausuminen motivoivat ja luovat hyvää yhteishenkeä, oikein esitettyinä ne voivat jopa laukaista ristiriitoja. On tärkeää kiittää ja kannustaa sekä osoittaa huomanneensa toisen onnistuminen ja puhua ajatuksensa julki.
Kielteisenkään palautteen antamista ei pidä pelätä, kunhan sen tekee asiallisesti ja sellaisessa tilanteessa ja ilmapiirissä, jossa vastaanottaja kokee olonsa turvalliseksi. Ennen kielteisen arvostelun esittämistä on välttämätöntä varmistua, että arvostelun perusteet ovat oikeat. Myös parannusehdotuksia on syytä valmistella.
Parhaimmat edellytykset kritiikin esittämiseen ja vastaanottamiseen ovat kokeneessa ja joustavassa ryhmässä, jossa viestintä on suoraa ja avointa ja jonka jäsenet ovat sopivasti itsetuntoisia ja muutoshaluisia. Korostuneen käskyvaltaisissa ja arvoasemiin perustuvissa organisaatioissa suorien arviointien esittäminen voi olla vaikeaa. Ne korvautuvat juoruilla ja selän takana puhumisella.
Kukin työyhteisö voi löytää itselleen luontuvat myönteisyyden osoitukset. Usein riittää, että esimies jollakin tavalla ilmaisee panneensa merkille työn valmistumisen. Esimiehen tulee havaita mahdollinen avun tarve ja tarjota apua pyytämättäkin. Myös esimiesten työntekijöille esittämät rehelliset avunpyynnöt tietyissä tilanteissa saatetaan kokea luottamuksen osoituksiksi; työntekijöiden osaaminen saa tunnustuksen.
Työyhteisön ristiriidat
Työyhteisön ristiriitatilanteissa ihmisten välinen normaali yhteistoiminnallinen vuorovaikutus muuttuu ensin voimakkaasti kilpailevaksi ja sitten taistelevaksi tai pelkästään vallankäytön välineeksi.
Työyhteisön ristiriidat ja yhteistyöongelmat jäävät helposti elämään pinnan
alle, koska harjaannus ja myönteiset kokemukset ristiriitojen asiallisesta
käsittelystä puuttuvat. Toivotaan, että ahdistava tilanne selviää vähitellen
itsestään. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, kun ryhmätyötyyppinen
organisaatio yritetään perustaa ilman asiantuntevaa valmistelua.
Vuorovaikutuksen vinoutumat eivät oikene itsestään, vaan niihin on puututtava
aktiivisesti ja viivyttelemättä. Tarvittaessa työpaikan esimiehiä, henkilöstöä
ja luottamushenkilöitä on koulutettava, jotta he saisivat valmiuksia vaikeiden
asioiden käsittelyyn ja ratkaisemiseen.
Yksilöt ja ryhmät suojautuvat
ahdistavilta ristiriidoilta eri tavoin. Torjunta voi olla tietoista tai
tiedostamatonta. Tietoista puolustautumista voi olla vaikeneminen, asian
käsittelystä sivuun jättäytyminen, poissaolo tai irtisanoutuminen.
Tiedostamaton puolustautuminen voi ilmetä esimerkiksi syntipukki-ilmiönä yhteisössä; ahdistavien ongelmien ainoaksi syyksi löydetään, usein perusteetta, yksi ihminen tai ryhmä.
Organisaation kehittymisen edellytyksenä on, että se kykenee käsittelemään kriisejä ja ristiriitoja.
Ristiriitojen käsitteleminen
Ongelmiin puuttumista ei pidä pitkittää. Kaikkia selkkauksen osapuolia on kuultava ennen kuin arvioidaan selkkauksen syitä. Arvostelun kohde ei ehkä edes tiedä, että hän on tehnyt virheen tai hoitanut jonkin asian huonommin kuin on luullut.
Henkilöstön ei pidä pantata asioita, vaan ne pitää tuoda rohkeasti esille. Ongelmia havaitessaan esimiehen pitää puuttua niihin välittömästi. Ripeää asioihin puuttumista puoltaa myös se, että vähäisestä alusta ei pääse syntymään vakavaa, työyhteisön toimivuutta raunioittavaa riitaa.
Vaikka vain yksi henkilö kokisi tietyn tilanteen ristiriitaiseksi, sitä ei saisi ohittaa, vaan selvittää sen syyt ja etsiä hyviä ratkaisuja. Ratkaisua haettaessa tulee ottaa huomioon myös muut työyhteisön jäsenet.
Seuraavat näkökulmat kannattaa pitää mielessä, kun selvitetään työpaikan ristiriitoja:
- Keskustelua ei aina käydä erimielisyyden tai riidan todellisista syistä. Aluksi pitää selvittää, johtuuko konflikti väärinkäsityksestä, vääristä tiedoista, erilaisista tavoitteista vai siitä, että vallitseviin ongelmiin suhtaudutaan eri tavoin.
- Ongelmaa ei kannata yrittää ratkaista samoilla keinoilla kuin aikaisemmin, jos se ei ole niillä silloinkaan ratkennut.
- Usein osapuolien ympärille muodostuu ryhmiä. Konfliktin syiden selvittämisessä on tärkeää ymmärtää, keiden välillä erimielisyys on ja mikä on kunkin osuus.
Ratkaisuhalu
- Jos osapuolet eivät edes pyri sovintoon, voi olla tarpeen turvautua ulkopuoliseen apuun. Ulkopuolinen asiantuntija voi löytää etenemistien, jonka osapuolet kykenevät hyväksymään.